Tài liệu pháp lý

TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH VÀ CÁC NGUYÊN TẮC

Phù hợp với Luật Tình báo Tài chính và Chống Rửa tiền năm 2002 (FIAMLA 2002), Luật Phòng chống Tham nhũng năm 2002 (POCA 2002) và Luật Phòng chống Khủng bố năm 2002 (POTA 2002), NCE đã áp dụng chính sách tuân thủ Chống Rửa tiền (AML) ("Chính sách") như được nêu trong biên bản họp Hội đồng quản trị.

PHẠM VI CỦA CHÍNH SÁCH

Chính sách này áp dụng cho tất cả các sĩ quan, nhân viên, nhà sản xuất được chỉ định và các sản phẩm và dịch vụ do NCE cung cấp. Tất cả các đơn vị kinh doanh và địa điểm trong NCE sẽ hợp tác để tạo nên một nỗ lực chung trong cuộc chiến chống rửa tiền. Mỗi đơn vị kinh doanh và địa điểm đã thực hiện các thủ tục dựa trên rủi ro được kỳ vọng hợp lý để ngăn chặn, phát hiện và báo cáo các giao dịch theo yêu cầu của FIAMLA. Tất cả các nỗ lực sẽ được ghi chép và lưu giữ phù hợp với FIAMLA. Ủy ban Tuân thủ AML chịu trách nhiệm khởi xướng các Báo cáo Hoạt động Đáng ngờ ("SAR") hoặc các báo cáo bắt buộc khác cho các cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan quản lý thích hợp. Bất kỳ liên hệ nào từ các cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan quản lý liên quan đến Chính sách sẽ được chuyển hướng đến Ủy ban Tuân thủ AML.

CHÍNH SÁCH

Chính sách của NCE là cấm và tích cực thực hiện việc ngăn chặn rửa tiền và bất kỳ hoạt động nào tạo điều kiện cho rửa tiền hoặc tài trợ cho các hoạt động khủng bố hoặc tội phạm. NCE cam kết tuân thủ AML phù hợp với luật pháp hiện hành và yêu cầu các sĩ quan, nhân viên và nhà sản xuất được chỉ định của mình tuân thủ các tiêu chuẩn này nhằm ngăn chặn việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của mình cho mục đích rửa tiền. Theo Chính sách, rửa tiền được định nghĩa chung là thực hiện các hành động nhằm che giấu hoặc giả mạo nguồn gốc thực sự của các khoản tiền thu được từ tội phạm sao cho các khoản tiền bất hợp pháp dường như đã được thu được từ các nguồn hợp pháp hoặc cấu thành các tài sản hợp pháp.

Nói chung, rửa tiền xảy ra trong ba giai đoạn. Tiền mặt lần đầu tiên vào hệ thống tài chính ở giai đoạn "đặt tiền", nơi tiền mặt được tạo ra từ các hoạt động tội phạm được chuyển đổi thành các công cụ tiền tệ, chẳng hạn như lệnh chuyển tiền hoặc séc du lịch, hoặc được gửi vào các tài khoản tại các tổ chức tài chính. Ở giai đoạn "phân tầng", các quỹ được chuyển hoặc di chuyển vào các tài khoản khác hoặc các tổ chức tài chính khác để tiếp tục tách biệt tiền khỏi nguồn gốc tội phạm của nó. Ở giai đoạn "tích hợp", các quỹ được tái đưa vào nền kinh tế và được sử dụng để mua các tài sản hợp pháp hoặc để tài trợ cho các hoạt động tội phạm khác hoặc các doanh nghiệp hợp pháp.

Tài trợ khủng bố có thể không liên quan đến các khoản tiền thu được từ hành vi tội phạm, mà là một nỗ lực che giấu nguồn gốc hoặc mục đích sử dụng của các quỹ, quỹ này sau đó sẽ được sử dụng cho các mục đích tội phạm.

ỦY BAN TUÂN THỦ AML

Ủy ban Tuân thủ AML, với toàn bộ trách nhiệm đối với Chính sách này, sẽ bao gồm Cố vấn Pháp chế; Giám đốc Tuân thủ, NCE; Phó Giám đốc Tuân thủ, NCE; Phó Chủ tịch Kiểm toán Nội bộ, và Luật sư Công ty. Giám đốc Tuân thủ cũng sẽ giữ chức danh Giám đốc AML, và có quyền ký với tư cách này. Các nhiệm vụ của Ủy ban Tuân thủ AML liên quan đến Chính sách này bao gồm, nhưng không giới hạn ở: thiết kế và triển khai cũng như cập nhật Chính sách khi cần thiết; phổ biến thông tin cho các sĩ quan, nhân viên và nhà sản xuất được chỉ định của NCE, đào tạo các sĩ quan, nhân viên và nhà sản xuất; giám sát tuân thủ của các đơn vị hoạt động NCE và nhà sản xuất được chỉ định, duy trì các hồ sơ cần thiết và thích hợp, nộp SARs khi cần thiết; và kiểm tra độc lập hoạt động của Chính sách. Mỗi đơn vị kinh doanh NCE sẽ chỉ định một người liên hệ để tương tác trực tiếp với Ủy ban Tuân thủ AML nhằm hỗ trợ Ủy ban trong các cuộc điều tra, giám sát và theo yêu cầu khác.

CHƯƠNG TRÌNH NHẬN DẠNG KHÁCH HÀNG

NCE đã áp dụng Chương trình Nhận dạng Khách hàng (CIP). NCE sẽ thông báo rằng họ sẽ tìm kiếm thông tin nhận dạng; thu thập các thông tin nhận dạng khách hàng tối thiểu nhất định từ mỗi khách hàng, ghi lại thông tin đó và các phương pháp và kết quả xác minh; và so sánh thông tin nhận dạng khách hàng với OFAC.

THÔNG BÁO CHO KHÁCH HÀNG

NCE sẽ thông báo cho khách hàng rằng họ đang yêu cầu thông tin từ khách hàng để xác minh danh tính của họ, như được yêu cầu bởi luật pháp hiện hành.

XÁC MINH THÔNG TIN

Dựa trên rủi ro, và trong phạm vi hợp lý và khả thi, NCE sẽ đảm bảo rằng họ có niềm tin hợp lý về danh tính thực của khách hàng. Khi xác minh danh tính khách hàng, các nhà sản xuất được chỉ định sẽ xem xét giấy tờ tùy thân có ảnh. NCE sẽ không cố gắng xác định xem tài liệu mà khách hàng cung cấp để nhận dạng có được cấp hợp lệ hay không. Cho mục đích xác minh, NCE sẽ dựa vào giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp để xác lập danh tính của khách hàng.

Tuy nhiên, NCE sẽ phân tích thông tin được cung cấp để xác định xem có bất kỳ sự không nhất quán logic nào trong thông tin thu được hay không. NCE sẽ ghi lại xác minh của mình, bao gồm tất cả thông tin nhận dạng được cung cấp bởi khách hàng, các phương pháp được sử dụng và kết quả xác minh, bao gồm nhưng không giới hạn ở sự phê duyệt của nhà sản xuất được chỉ định về khớp giấy tờ tùy thân có ảnh.

KHÁCH HÀNG TỪ CHỐI CUNG CẤP THÔNG TIN

Nếu khách hàng từ chối cung cấp thông tin được mô tả ở trên khi được yêu cầu, hoặc dường như đã cố ý cung cấp thông tin sai lệch, đại lý được chỉ định sẽ thông báo cho nhóm Kinh doanh Mới của họ. Nhóm Kinh doanh Mới NCE sẽ từ chối đơn xin và thông báo cho Ủy ban Tuân thủ AML.

KIỂM TRA DANH SÁCH CỦA VĂN PHÒNG KIỂM SOÁT TÀI SẢN NƯỚC NGOÀI ("OFAC") Đối với tất cả (1) các đơn xin mới nhận được và trên cơ sở liên tục, (2) các khoản thanh toán (3) các nhà sản xuất mới được chỉ định hoặc (4) nhân viên mới, NCE sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng một người hoặc thực thể không xuất hiện trên Danh sách "Các Quốc gia và Cá nhân/Thực thể Bị chặn được Chỉ định Cụ thể" (Danh sách SDN) của Bộ Tài chính và không phải từ, hoặc tham gia giao dịch với những người hoặc thực thể từ các quốc gia và khu vực bị cấm vận được liệt kê trên Trang web OFAC. NCE sẽ ký hợp đồng với World-Check để đảm bảo tốc độ và độ chính xác trong các kiểm tra. NCE cũng sẽ xem xét các chủ chính sách, nhà sản xuất và

nhân viên so với các danh sách này trên cơ sở định kỳ. Tần suất của các cuộc xem xét sẽ được ghi chép và lưu giữ. Trong trường hợp trùng khớp với Danh sách SDN hoặc Danh sách OFAC khác, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành xem xét các hoàn cảnh nơi phát hiện ra sự trùng khớp đó. Nếu bộ phận kinh doanh không thể xác nhận rằng sự trùng khớp là dương tính giả, Ủy ban AML sẽ được thông báo.

MONITORING AND REPORTING

Giám sát dựa trên giao dịch sẽ diễn ra trong các bộ phận kinh doanh thích hợp của NCE. Giám sát các giao dịch cụ thể sẽ bao gồm nhưng không giới hạn ở các giao dịch tích lũy 5.000 USD trở lên và những giao dịch mà NCE có lý do để nghi ngờ hoạt động đáng ngờ. Tất cả các báo cáo sẽ được ghi chép và lưu giữ phù hợp với các yêu cầu của FIAMLA.

SUSPICIOUS ACTIVITY

Có những dấu hiệu của hoạt động đáng ngờ gợi ý rửa tiền. Những dấu hiệu này thường được gọi là "cờ đỏ". Nếu phát hiện cờ đỏ, sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng bổ sung trước khi tiếp tục giao dịch. Nếu không xác định được giải thích hợp lý, hoạt động đáng ngờ sẽ được báo cáo cho Ủy ban Tuân thủ AML. Các ví dụ về cờ đỏ là:

Khách hàng thể hiện mối quan tâm bất thường về việc công ty tuân thủ các yêu cầu báo cáo của chính phủ và các chính sách AML của công ty, đặc biệt là liên quan đến danh tính, loại hình kinh doanh và tài sản của họ, hoặc miễn cưỡng hoặc từ chối tiết lộ bất kỳ thông tin nào về các hoạt động kinh doanh, hoặc cung cấp các tài liệu nhận dạng hoặc kinh doanh bất thường hoặc đáng ngờ.

Khách hàng muốn tham gia vào các giao dịch thiếu ý nghĩa kinh doanh hoặc chiến lược đầu tư rõ ràng, hoặc không phù hợp với chiến lược kinh doanh được nêu của khách hàng.

Thông tin được cung cấp bởi khách hàng xác định nguồn tiền hợp pháp là sai, gây hiểu lầm hoặc về cơ bản không chính xác.

Khi được yêu cầu, khách hàng từ chối xác định hoặc không chỉ ra bất kỳ nguồn hợp pháp nào cho tiền và tài sản khác của họ.

Khách hàng (hoặc một người được công khai liên kết với khách hàng) có lịch sử đáng ngờ hoặc là chủ đề của các báo cáo tin tức chỉ ra các vi phạm hình sự, dân sự hoặc quy định có thể xảy ra.

Khách hàng thể hiện sự thiếu quan tâm đến rủi ro, hoa hồng hoặc các chi phí giao dịch khác.

Khách hàng dường như đang hoạt động như một đại lý cho một bên chính không được tiết lộ, nhưng từ chối hoặc miễn cưỡng, không có lý do thương mại hợp pháp, cung cấp thông tin hoặc có hành vi khác không rõ ràng liên quan đến người hoặc thực thể đó.

Khách hàng gặp khó khăn trong việc mô tả bản chất của hoạt động kinh doanh của họ hoặc thiếu kiến thức chung về ngành công nghiệp của họ.

Khách hàng cố gắng thực hiện các khoản tiền gửi tiền tệ thường xuyên hoặc lớn, khăng khăng chỉ giao dịch bằng các tương đương tiền mặt, hoặc yêu cầu miễn trừ từ các chính sách của công ty liên quan đến việc gửi tiền mặt và các tương đương tiền mặt.

Khách hàng tham gia vào các giao dịch liên quan đến tiền mặt hoặc các tương đương tiền mặt hoặc các công cụ tiền tệ khác dường như được cấu trúc để tránh các yêu cầu báo cáo của chính phủ 10.000 USD, đặc biệt nếu tiền mặt hoặc các công cụ tiền tệ ở mức chỉ dưới ngưỡng báo cáo hoặc ghi chép.

Không có lý do rõ ràng, khách hàng có nhiều tài khoản dưới một tên hoặc nhiều tên, với số lượng lớn các chuyển khoản giữa các tài khoản hoặc bên thứ ba.

Khách hàng đến từ hoặc có tài khoản ở một quốc gia được Tổ chức Hành động Tài chính xác định là quốc gia hoặc lãnh thổ không hợp tác.

Tài khoản của khách hàng có hoạt động chuyển tiền không được giải thích hoặc đột ngột với quy mô lớn, đặc biệt là những tài khoản có ít hoặc không có hoạt động trước đó. Tài khoản của khách hàng cho thấy nhiều giao dịch tiền tệ hoặc séc của quỹ tích lũy thành những khoản tiền đáng kể.

Tài khoản của khách hàng có số lượng lớn các chuyển tiền đến các bên thứ ba không liên quan, không phù hợp với mục đích kinh doanh hợp pháp của khách hàng.

Tài khoản của khách hàng có các chuyển tiền không có mục đích kinh doanh rõ ràng đến hoặc từ một quốc gia được xác định là rủi ro rửa tiền hoặc thiên đường bảo mật ngân hàng.

Tài khoản của khách hàng cho thấy các chuyển tiền lớn hoặc thường xuyên, được rút ngay bằng séc hoặc thẻ ghi nợ mà không có mục đích kinh doanh rõ ràng.

Khách hàng gửi tiền theo sau là yêu cầu ngay lập tức chuyển tiền hoặc chuyển đến bên thứ ba, hoặc đến công ty khác, mà không có mục đích kinh doanh rõ ràng.

Khách hàng gửi tiền nhằm mục đích mua một khoản đầu tư dài hạn, sau đó không lâu yêu cầu thanh lý vị thế và chuyển số tiền thu được ra khỏi tài khoản.

Khách hàng thực hiện các bút toán quá mức giữa các tài khoản không liên quan mà không có mục đích kinh doanh rõ ràng.

Khách hàng yêu cầu xử lý giao dịch theo cách để tránh các yêu cầu tài liệu bình thường của công ty.

Khách hàng, vì lý do không rõ ràng hoặc kết hợp với các dấu hiệu cảnh báo khác, tham gia vào các giao dịch liên quan đến các loại chứng chỉ nhất định, chẳng hạn như cổ phiếu penny và trái phiếu mang theo, mặc dù hợp pháp nhưng đã được sử dụng liên quan đến các kế hoạch gian lận và hoạt động rửa tiền. (Những giao dịch như vậy có thể đảm bảo thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng hơn để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động của khách hàng.)

Tài khoản của khách hàng cho thấy mức độ hoạt động tài khoản cao không được giải thích với mức độ giao dịch chứng chỉ rất thấp.

Nỗ lực vay giá trị tiền mặt tối đa của một hợp đồng bảo hiểm một lần không lâu sau khi mua.

Nếu nhà sản xuất được chỉ định:

Thể hiện sự gia tăng đột ngột hoặc không mong đợi trong doanh số bán hàng (đặc biệt là các hợp đồng một lần)

Có hoạt động liên tục cao trong các hợp đồng một lần vượt quá mức trung bình của công ty

Thể hiện sự thay đổi đột ngột trong lối sống

Yêu cầu tài liệu khách hàng được gửi đến đại lý

ĐIỀU TRA

Khi Ủy ban Tuân thủ AML được thông báo về sự trùng khớp với Danh sách SDN OFAC hoặc hoạt động đáng ngờ có thể xảy ra, một cuộc điều tra sẽ được bắt đầu để xác định xem liệu có nên báo cáo cho các cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan quản lý thích hợp hay không. Cuộc điều tra sẽ bao gồm, nhưng không nhất thiết giới hạn ở, xem xét tất cả thông tin có sẵn, chẳng hạn như lịch sử thanh toán, ngày sinh và địa chỉ. Nếu kết quả của cuộc điều tra đảm bảo, một khuyến nghị sẽ được đưa ra cho Ủy ban Tuân thủ AML để nộp tài sản bị khóa và/hoặc SAR cho cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan quản lý thích hợp. Ủy ban Tuân thủ AML chịu trách nhiệm về bất kỳ thông báo hoặc nộp đơn nào với cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan quản lý. Kết quả điều tra sẽ không được tiết lộ hoặc thảo luận với bất kỳ ai khác ngoài những người có nhu cầu hợp pháp để biết. Trong mọi trường hợp, không có sĩ quan, nhân viên hoặc đại lý được chỉ định nào được phép tiết lộ hoặc thảo luận bất kỳ mối quan tâm AML, điều tra, thông báo hoặc nộp đơn SAR nào với người hoặc những người là đối tượng của điều đó, hoặc bất kỳ người nào khác, bao gồm các thành viên của gia đình của sĩ quan, nhân viên hoặc đại lý được chỉ định.

LƯU GIỮ HỒ SƠ

Ủy ban Tuân thủ AML sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các hồ sơ AML được duy trì đúng cách và các Báo cáo Hoạt động Đáng ngờ (SAR) và Báo cáo Tài sản Bị khóa được nộp theo yêu cầu. NCE sẽ duy trì các hồ sơ AML trong ít nhất năm năm.

TRAINING

NCE sẽ cung cấp đào tạo AML chung cho các sĩ quan, nhân viên và nhà sản xuất được chỉ định của mình để đảm bảo nhận thức về các yêu cầu theo FIAMLA. Đào tạo sẽ bao gồm, ở mức tối thiểu: cách xác định các dấu hiệu cảnh báo và dấu hiệu rửa tiền; vai trò của các sĩ quan, nhân viên và nhà sản xuất được chỉ định trong các nỗ lực tuân thủ của NCE và cách thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm đó; phải làm gì khi phát hiện dấu hiệu cảnh báo hoặc hoạt động đáng ngờ; chính sách lưu giữ hồ sơ của NCE; và hậu quả kỷ luật vì không tuân thủ Luật và Chính sách này. Ngoài ra, mỗi khu vực bị ảnh hưởng sẽ cung cấp đào tạo nâng cao phù hợp với các thủ tục được phát triển trong mỗi khu vực cho các sĩ quan và nhân viên có khả năng xử lý tiền, yêu cầu hoặc xử lý có thể đưa họ vào tiếp xúc với thông tin được chỉ định ở trên. Đào tạo sẽ được tiến hành hàng năm. Ủy ban Tuân thủ AML của NCE sẽ xác định các yêu cầu đào tạo liên tục và đảm bảo các thủ tục bằng văn bản được cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào cần thiết trong đào tạo đó. NCE sẽ duy trì hồ sơ để ghi lại rằng đào tạo đã diễn ra.

TESTING OF THE POLICY

Việc kiểm tra Chính sách sẽ được thực hiện bởi một bên thứ ba độc lập bên ngoài

hàng năm. Bất kỳ phát hiện nào sẽ được báo cáo cho Ủy ban Tuân thủ AML, Ủy ban Kiểm toán SFG và Ban Quản lý Cấp cao để thực hiện hành động thích hợp.

ADMINISTRATION

Ủy ban Tuân thủ AML chịu trách nhiệm quản lý, sửa đổi, giải thích và áp dụng Chính sách này. Chính sách sẽ được xem xét hàng năm và sửa đổi khi cần thiết.