Documentos legales

DECLARACIÓN DE POLÍTICA Y PRINCIPIOS

En cumplimiento de la Ley de Inteligencia Financiera y Prevención de Lavado de Dinero de 2002 (FIAMLA 2002), la Ley de Prevención de Corrupción de 2002 (POCA 2002) y la Ley de Prevención del Terrorismo de 2002 (POTA 2002), NCE ha adoptado una política de cumplimiento de Prevención de Lavado de Dinero (AML) ("Política") conforme se establece en las actas de la Junta Directiva.

ALCANCE DE LA POLÍTICA

Esta política se aplica a todos los funcionarios, empleados, productores designados y productos y servicios ofrecidos por NCE. Todas las unidades de negocio y ubicaciones dentro de NCE cooperarán para crear un esfuerzo cohesivo en la lucha contra el lavado de dinero. Cada unidad de negocio y ubicación ha implementado procedimientos basados en riesgos razonablemente esperados para prevenir, detectar y reportar las transacciones requeridas bajo la FIAMLA. Todos los esfuerzos realizados serán documentados y conservados de conformidad con la FIAMLA. El Comité de Cumplimiento AML es responsable de iniciar Reportes de Actividad Sospechosa ("SARs") u otros reportes requeridos a las agencias de aplicación de la ley o regulatorias apropiadas. Cualquier contacto de agencias de aplicación de la ley o regulatorias relacionado con la Política deberá ser dirigido al Comité de Cumplimiento AML.

POLÍTICA

Es política de NCE prohibir y perseguir activamente la prevención del lavado de dinero y cualquier actividad que facilite el lavado de dinero o la financiación de actividades terroristas o criminales. NCE se compromete con el cumplimiento AML de conformidad con la ley aplicable y requiere que sus funcionarios, empleados y productores designados se adhieran a estos estándares en la prevención del uso de sus productos y servicios para propósitos de lavado de dinero. Para los propósitos de la Política, el lavado de dinero se define generalmente como la realización de actos diseñados para ocultar o disfrazar los verdaderos orígenes de las ganancias derivadas criminalmente de modo que las ganancias ilícitas parezcan haber sido derivadas de orígenes legítimos o constituyan activos legítimos.

Generalmente, el lavado de dinero ocurre en tres etapas. El efectivo ingresa primero al sistema financiero en la etapa de "colocación", donde el efectivo generado por actividades criminales se convierte en instrumentos monetarios, tales como giros postales o cheques de viajero, o se deposita en cuentas en instituciones financieras. En la etapa de "estratificación", los fondos se transfieren o se mueven a otras cuentas u otras instituciones financieras para separar aún más el dinero de su origen criminal. En la etapa de "integración", los fondos se reintroducen en la economía y se utilizan para comprar activos legítimos o para financiar otras actividades criminales o negocios legítimos.

La financiación del terrorismo puede no involucrar las ganancias de conducta criminal, sino más bien un intento de ocultar el origen o el uso previsto de los fondos, que posteriormente serán utilizados para propósitos criminales.

COMITÉ DE CUMPLIMIENTO AML

El Comité de Cumplimiento de AML, con plena responsabilidad sobre la Política, estará integrado por el Asesor General; Director de Cumplimiento, NCE; Subdirector de Cumplimiento, NCE; Vicepresidente Asistente de Auditoría Interna, y Abogado Corporativo. El Director de Cumplimiento también ostentará el título de Director de AML, y tendrá autoridad para firmar como tal. Las funciones del Comité de Cumplimiento de AML respecto a la Política incluirán, sin limitarse a: el diseño e implementación, así como la actualización de la Política según sea necesario; difusión de información a funcionarios, empleados y productores designados de NCE; capacitación de funcionarios, empleados y productores designados; monitoreo del cumplimiento de las unidades operativas de NCE y productores designados; mantenimiento de registros necesarios y apropiados; presentación de SARs cuando corresponda; y pruebas independientes de la operación de la Política. Cada unidad de negocio de NCE designará una persona de contacto para interactuar directamente con el Comité de Cumplimiento de AML a fin de asistir al Comité en investigaciones, monitoreo y según lo solicitado.

CUSTOMER IDENTIFICATION PROGRAM

NCE ha adoptado un Programa de Identificación de Clientes (CIP). NCE proporcionará notificación de que solicitará información de identificación; recopilará cierta información mínima de identificación del cliente de cada cliente, registrará tal información y los métodos y resultados de verificación; y comparará la información de identificación del cliente con OFAC.

NOTICE TO CUSTOMERS

NCE proporcionará notificación a los clientes de que está solicitando información de ellos para verificar sus identidades, según lo requerido por la ley aplicable.

VERIFYING INFORMATION

Basándose en el riesgo, y en la medida que sea razonable y practicable, NCE se asegurará de tener una creencia razonable sobre la verdadera identidad de sus clientes. Al verificar la identidad del cliente, los productores designados revisarán la identificación con fotografía. NCE no intentará determinar si el documento que el cliente ha proporcionado para identificación ha sido emitido válidamente. Para fines de verificación, NCE se basará en una identificación emitida por el gobierno para establecer la identidad del cliente.

NCE, sin embargo, analizará la información proporcionada para determinar si hay inconsistencias lógicas en la información obtenida. NCE documentará su verificación, incluyendo toda la información de identificación proporcionada por el cliente, los métodos utilizados y resultados de la verificación, incluyendo pero no limitado a la aprobación del productor designado de la coincidencia de identificación con fotografía.

CUSTOMERS WHO REFUSE TO PROVIDE INFORMATION

Si un cliente se niega a proporcionar la información descrita anteriormente cuando se solicita, o parece haber proporcionado intencionalmente información engañosa, el agente designado notificará a su equipo de Nuevos Negocios. El equipo de Nuevos Negocios de NCE rechazará la solicitud y notificará al Comité de Cumplimiento de AML.

VERIFICACIÓN DE LA LISTA DE LA OFICINA DE CONTROL DE ACTIVOS EXTRANJEROS ("OFAC") Para todas las (1) solicitudes nuevas recibidas y de manera continua, (2) desembolsos (3) productores nuevos designados o (4) empleados nuevos, NCE verificará para asegurar que una persona o entidad no aparezca en la Lista de "Nacionales Específicamente Designados y Personas Bloqueadas" (Lista SDN) del Tesoro de OFAC y no sea de, o no esté realizando transacciones con personas o entidades de, países y regiones embargadas listadas en el Sitio Web de OFAC. NCE contratará con World-Check para asegurar velocidad y precisión en las verificaciones. NCE también revisará a los asegurados, productores y

empleados contra estas listas de forma periódica. La frecuencia de las revisiones será documentada y conservada. En caso de coincidencia con la Lista SDN u otra Lista OFAC, la unidad de negocio realizará una revisión de las circunstancias en las que se haya identificado tal coincidencia. Si la unidad de negocio no puede confirmar que la coincidencia es un falso positivo, el Comité de AML será notificado.

MONITORING AND REPORTING

El monitoreo basado en transacciones ocurrirá dentro de las unidades de negocio apropiadas de NCE. El monitoreo de transacciones específicas incluirá, pero no se limitará a, transacciones que agreguen $5,000 o más y aquellas respecto de las cuales NCE tiene razón para sospechar actividad sospechosa. Todos los reportes serán documentados y conservados de conformidad con los requisitos de FIAMLA.

SUSPICIOUS ACTIVITY

Existen signos de actividad sospechosa que sugieren lavado de dinero. Estos se conocen comúnmente como "banderas rojas". Si se detecta una bandera roja, se realizará diligencia debida adicional antes de proceder con la transacción. Si no se determina una explicación razonable, la actividad sospechosa será reportada al Comité de Cumplimiento de AML. Ejemplos de banderas rojas son:

El cliente muestra preocupación inusual respecto del cumplimiento de la firma con los requisitos de reporte gubernamental y las políticas de AML de la firma, particularmente con respecto a su identidad, tipo de negocio y activos, o es reacio o se rehúsa a revelar información alguna concerniente a actividades comerciales, o proporciona documentos de identificación o comerciales inusuales o sospechosos.

El cliente desea participar en transacciones que carecen de sentido comercial o estrategia de inversión aparente, o son inconsistentes con la estrategia comercial declarada del cliente.

La información proporcionada por el cliente que identifica una fuente legítima de fondos es falsa, engañosa o sustancialmente incorrecta.

Ante solicitud, el cliente se rehúsa a identificar o no indica fuente legítima alguna para sus fondos y otros activos.

El cliente (o una persona públicamente asociada con el cliente) tiene antecedentes cuestionables o es sujeto de reportes noticiosos que indican posibles violaciones criminales, civiles o regulatorias.

El cliente muestra falta de preocupación respecto de riesgos, comisiones u otros costos de transacción.

El cliente parece estar actuando como agente de un principal no revelado, pero se rehúsa o es reacio, sin razones comerciales legítimas, a proporcionar información o es de otra forma evasivo respecto de esa persona o entidad.

El cliente tiene dificultad para describir la naturaleza de su negocio o carece de conocimiento general de su industria.

El cliente intenta hacer depósitos frecuentes o grandes de moneda, insiste en tratar solo con equivalentes de efectivo, o solicita exenciones de las políticas de la firma relacionadas con el depósito de efectivo y equivalentes de efectivo.

El cliente participa en transacciones que involucran efectivo o equivalentes de efectivo u otros instrumentos monetarios que parecen estar estructurados para evitar los requisitos de reporte gubernamental de $10,000, especialmente si el efectivo o instrumentos monetarios están en una cantidad justo por debajo de los umbrales de reporte o registro.

Sin razón aparente, el cliente tiene múltiples cuentas bajo un solo nombre o múltiples nombres, con un gran número de transferencias entre cuentas o de terceros.

El cliente es de, o tiene cuentas en, un país identificado como país o territorio no cooperante por el Grupo de Acción Financiera.

La cuenta del cliente presenta actividad de transferencias inexplicada o repentinamente extensa, especialmente en cuentas que tenían poca o ninguna actividad previa. La cuenta del cliente muestra numerosas transacciones en moneda extranjera o cheques de caja que se agregan a sumas significativas.

La cuenta del cliente presenta un gran número de transferencias electrónicas a terceros no relacionados, inconsistente con el propósito comercial legítimo del cliente.

La cuenta del cliente presenta transferencias electrónicas sin aparente propósito comercial hacia o desde un país identificado como riesgo de lavado de dinero o paraíso fiscal.

La cuenta del cliente indica transferencias electrónicas grandes o frecuentes, retiradas inmediatamente mediante cheque o tarjeta de débito sin aparente propósito comercial.

El cliente realiza un depósito de fondos seguido de una solicitud inmediata de transferencia del dinero o transferencia a un tercero, o a otra firma, sin aparente propósito comercial.

El cliente realiza un depósito de fondos con el propósito de comprar una inversión a largo plazo seguido poco después por una solicitud de liquidación de la posición y transferencia de las ganancias fuera de la cuenta.

El cliente realiza asientos de diario excesivos entre cuentas no relacionadas sin aparente propósito comercial.

El cliente solicita que una transacción se procese de manera que evite los requisitos normales de documentación de la firma.

El cliente, sin razón aparente o en conjunto con otras señales de alerta, realiza transacciones que involucran ciertos tipos de valores, tales como acciones de centavo y bonos al portador, que aunque legítimos, han sido utilizados en conexión con esquemas fraudulentos y actividades de lavado de dinero. (Tales transacciones pueden justificar una debida diligencia adicional para asegurar la legitimidad de la actividad del cliente.)

La cuenta del cliente muestra un nivel inexplicado alto de actividad de cuenta con niveles muy bajos de transacciones de valores.

Intento de pedir prestado el valor máximo en efectivo de una póliza de prima única poco después de la compra.

Si el productor designado:

Exhibe un aumento dramático o inesperado en ventas (particularmente de contratos de prima única)

Tiene consistentemente alta actividad en contratos de prima única que excede los promedios de la empresa

Exhibe un cambio repentino en el estilo de vida

Solicita que la documentación del cliente sea entregada al agente

INVESTIGACIÓN

Tras la notificación al Comité de Cumplimiento de AML de una coincidencia con la Lista SDN de OFAC o posible actividad sospechosa, se iniciará una investigación para determinar si se debe presentar un informe a las agencias de aplicación de la ley o regulatorias correspondientes. La investigación incluirá, pero no necesariamente se limitará a, la revisión de toda la información disponible, tales como historial de pagos, fechas de nacimiento y dirección. Si los resultados de la investigación lo justifican, se hará una recomendación al Comité de Cumplimiento de AML para presentar un informe de activos bloqueados y/o un SAR ante la agencia de aplicación de la ley o regulatoria correspondiente. El Comité de Cumplimiento de AML es responsable de cualquier notificación o presentación ante agencias de aplicación de la ley o regulatorias. Los resultados de la investigación no serán divulgados o discutidos con nadie que no tenga una necesidad legítima de conocer. Bajo ninguna circunstancia ningún oficial, empleado o agente designado divulgará o discutirá ninguna preocupación de AML, investigación, notificación o presentación de SAR con la persona o personas sujeto de tales, o cualquier otra persona, incluyendo miembros de la familia del oficial, empleado o agente designado.

CONSERVACIÓN DE REGISTROS

El Comité de Cumplimiento de AML será responsable de garantizar que los registros de AML se mantengan adecuadamente y que los SAR y los Reportes de Bienes Bloqueados se presenten según sea requerido. NCE mantendrá registros de AML durante al menos cinco años.

TRAINING

NCE proporcionará capacitación general en AML a sus funcionarios, empleados y productores designados para garantizar el conocimiento de los requisitos bajo la FIAMLA. La capacitación incluirá, como mínimo: cómo identificar señales de alerta y signos de lavado de dinero; qué roles tienen los funcionarios, empleados y productores designados en los esfuerzos de cumplimiento de NCE y cómo desempeñar tales deberes y responsabilidades; qué hacer una vez que se detecte una señal de alerta o actividad sospechosa; política de retención de registros de NCE; y las consecuencias disciplinarias por incumplimiento de la Ley y esta Política. Además, cada área afectada proporcionará capacitación mejorada de conformidad con los procedimientos desarrollados en cada área para funcionarios y empleados razonablemente esperados de manejar dinero, solicitudes o procesamiento que pueda ponerlos en contacto con información designada anteriormente. La capacitación se realizará anualmente. El Comité de Cumplimiento de AML de NCE determinará los requisitos de capacitación continua y garantizará que los procedimientos escritos se actualicen para reflejar cualquier cambio requerido en tal capacitación. NCE mantendrá registros para documentar que la capacitación ha ocurrido.

TESTING OF THE POLICY

Las pruebas de la Política serán realizadas por un tercero independiente externo

anualmente. Cualquier hallazgo será reportado al Comité de Cumplimiento de AML, Comité de Auditoría de SFG y la Gerencia Senior para las acciones apropiadas.

ADMINISTRATION

El Comité de Cumplimiento de AML es responsable de la administración, revisión, interpretación y aplicación de esta Política. La Política será revisada anualmente y revisada según sea necesario.